Introducción
Hay una serie de necesidades de comunicación y difusión que son comunes a la mayoría de los eventos que producen las Organizaciones Civiles, y una secuencia determinada en la que estas necesidades necesitan ser resueltas.
Este esquema propone anticipar estas necesidades para facilitar su selección, presupuesto, organización y resolución.
Piezas de comunicación
1. Nombre, logo e identidad visual del evento
Conviene resolver lo antes posible el nombre del evento, de la manera más sintética posible, ya que estará presente en todas las piezas de comunicación.
Ante la dificultad que suele aparecer para describir el tema del evento, una solución práctica consiste en la fórmula título – subtítulo, en la que el título puede ser una frase breve y metafórica y el subtítulo el componente más descriptivo.
Ejemplo: Hablemos de Eso – Jornada de Sensibilización sobre Consumo Problemático de Alcohol y otras sustancias psicoactivas.
2. Invitaciones por email
– En general las invitaciones lleva un botón que conduce al formulario de inscripción, por lo que esta pieza debe resolverse en conjunto con el mismo.
– Puede haber invitaciones diferenciadas por tipos de invitados: oradores, asistentes, vip.
– En general se envían 3 o 4 en secuencia, pudiendo haber algunas diferencias en el contenido a medida que se aproxima la fecha.
– Es conveniente que sean responsivas, para que los receptores puedan leerlas cómodamente en un celular.
3. Listado de invitados
Puedes ser la lista más completa de contactos, o una específica según intereses, a la que serán enviadas todas las invitaciones.
4. Formulario de inscripción
Recopila los datos de los inscriptos en un listado.
5. Listado de contactos inscriptos
Recoge los datos del formulario anterior
6. Anuncio en el sitio web
Nota en el sitio de la organización en formato de noticia o novedad, comentando el evento a realizarse.
7. Publicaciones en redes sociales
Contenido similar al anterior, adaptado al formato de las redes sociales.
8. Programa
Folleto impreso con los horarios de las actividades. Puede repartirse previamente como difusión o entre los asistentes.
9. Afiche
Para hacer difusión en la instituciones organizadoras.
10. Banner de lona
Para colocar en el lugar del evento. Puede ser institucional de los organizadores o con el logo del evento.
Para colocar en el lugar del evento. Puede ser institucional de los organizadores o con el logo del evento.
11. Panel para proyectar durante el evento
Opcional, puede contener el logo del evento y los logos de los organizadores.
12. Reseña en el sitio web
Luego de realizado el evento, se publica una nota en el sitio de la organización en formato de noticia o novedad, comentando los resultados del evento. Suele incluir una galería de fotos.
13. Publicaciones en redes sociales
Reseña de los resultados, galería de fotos.
14. Certificados de asistencia
Opcional, se entregan después del evento a los oradores o asistentes.